HaPK:n rekisteriseloste

HaPK:n rekisteriseloste

Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Haminan Pallo-Kissat ry
Y-tunnus: 0578346-2
Osoite: Kaarlonkatu 3
Postinumero: 49400
Postitoimipaikka: HAMINA
Puhelinnumero: 040 706 0846
Sähköpostiosoite: hapktoimisto@gmail.com

2. Rekisteriä koskevissa asioissa yhteyshenkilö
Yritys: Haminan Pallo-Kissat ry
Nimi: Toimisto, vuosikokouksessa valittu seuran puheenjohtaja
Osoite: Kaarlonkatu 3
Postinumero: 49400
Postitoimipaikka: HAMINA
Puhelinnumero: 040 706 0846, 046 617 1343
Sähköposti: hapktoimisto@gmail.com

3. Rekisterin nimi
Nimi: Haminan Pallo-Kissat ry jäsenrekisteri
Osoite: Kaarlonkatu 3
Postinumero: 49400
Postitoimipaikka: HAMINA

4. Rekisterin ja henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisteriin kerätään yhdistyksen jäsentiedot (hallitus, joukkueiden toimihenkilöt ja joukkueiden pelaajat) sekä nappulaliigan sekä futisleikkikoulun pelaajien tiedot. Alaikäisten pelaajien osalta rekisteriin kerätään pelaajan huoltajan nimi, sähköposti ja puhelinnumero.
Rekisterin tietoja käytetään:
– jäsenen/alaikäisen jäsenen omaisen yhteydenpitoon,
– jäsenyyden hoitamiseen, seuran sisäiseen tiedottamiseen ja laskutukseen liittyen
– kilpailutoiminnan toteuttamiseen (pelaajasiirrot, ottelupöytäkirjat), tulospalvelun ylläpitoon ja tilastojen julkaisuun sekä vakuutustietojen välittämistä vakuutusyhtiölle,
– asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttamista sekä kehittämistä varten.
Rekisteritiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille muualle kuin Suomen Palloliiton rekisteriin ja muihin jalkapallon kilpailutoimintaa järjestäviin rekistereihin.

5. Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste
Rekisteröitävän toiminta seuran hallinnossa, joukkueiden toiminnassa, nappulaliigassa tai futisleikkikoulussa. Rekisteröitävän henkilön tietoja kerätään ja käsitellään jäsenen suostumuksella. Suostumukseksi katsotaan toiminta seuran hallinnon tai joukkueiden toiminnassa.

6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröitävän:
-Nimi, kotipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika, PALLOID-numero, jäsenmaksuluokka ja -päivä.
-Alaikäisen rekisteröitävän huoltajan nimi ja yhteystiedot

7. Tietojen säilytysaika
Rekisteröitävän tiedot säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan rekisteröitävän jäsenen toimintaan seurassa ja rekisteröitävän henkilön edustusoikeuden (pelaaja- ja toimijaoikeus) hallinnoimiseksi.

8. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin kerätään tietoja henkilöltä itseltään tai hänen huoltajaltaan (alaikäinen rekisteröitävä)
rekisteröitävän liittyessä mukaan seuran toimintaan.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta seuran hallinnon ulkopuolelle muualle kuin:
-Seuran joukkueiden toimihenkilöille joukkueiden harjoittelu- ja kilpailutoiminnan mahdollistamiseksi
-Suomen Palloliiton rekisteriin ja muihin kilpailutoimintaa järjestäviin rekistereihin.
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin ilman jäsenen suostumusta. Rekisteristä luovutettavia tietoja ovat nimi- ja sähköpostitiedot, syntymäaika ja PALLOID-numero. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojaus
Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Seuran sähköinen aineisto säilytetään salasanalla turvatussa tietokoneessa seuran toimistolla. Seuran sähköisessä jäsenrekisterijärjestelmässä tiedot ovat myös vain rekisteriä ylläpitävän henkilön nähtävissä. Sähköistä varmuuskopiota säilytetään lukitussa kaapissa.

11. Automaattinen päätöksenteko
Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.

12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee tehdä omakätisesti ja lähettää allekirjoitettuna seuran toimistolle tai puheenjohtajalle. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle.
Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.

Haminan Pallo-Kissat ry / Hallitus
Kaarlonkatu 3
49400 Hamina